با نوشتن فهرست برنامه ریزی روزانه زندگی خود را تغییر دهید.

خیلی از وقت‎ها پیش آمده که به خاطر حجم بالای کارهای روزانه نتوانسته اید به ددلاین (deadline) مورد نظر خود برسید.

ممکن است بعضی از کارهای مهم خود را فراموش کرده باشید و مجبور شده باشید مدت زمان زیادی را در محل کار خود برای جبران صرف کرده باشید.

همه این ها به خاطر این است که شما «فهرست انجام کارها» ندارید. این فهرست‌ها، فهرست‌های اولویت‌بندی‌شده‌ از تمام کارهایی هستند که شما باید آن ها را انجام بدهید. در این فهرست، مهم‌ترین کارها در ابتدا و کم ‌اهمیت‌ترین کارها در انتهای فهرست قرار دارند.

وقتی در حال سر و کله زدن با کلی کار و مسئولیت هستید، تعدادی از آن ها همیشه به دست فراموشی سپرده می‎شوند اما اگر فهرستی از وظایف خود تهیه‌ کنید، به راحتی میتوانید روی تمامی کارهای خود تمرکز کنید بدون کمبود وقت و یا از قلم انداختن بعضی از آن ها برنامه ریزی روزانه کنید.

برای جلوگیری از بروز مشکلات این چنینی راهکارایی برای شما آماده کردیم:

از کارهای روزانه فهرست تهیه کنید

قبل از این که برنامه ریزی روزانه خود را طراحی کنید؛ دقت کنید در طول روز چه فعالیت‌هایی انجام می‌دهید و برای آن‌ها چه مقدار زمان صرف می‌کنید.

سعی کنید همه کارهایی را که انجام می‌دهید با جزئیات بنویسید و به زمان‌های آزاد خود توجه ویژه داشته باشید تا بتوانید یک فهرست کامل از کارهایی که انجام می‌دهید و زمان‌هایی که برای آن‌ها اختصاص می‌دهید، داشته باشید.

استفاده از نرم افزارها

استفاده از نرم افزارها مزایایی دارد. اینکه می تواند زمان رسیدن یک فعالیت را هشدار دهد و خبر دهد. با تلفن و یا ایمیل های خود می توانید آنها را همگام کنید. و همچنین کارها را می توانید با همکارانتان به اشتراک گذارید.

toggl یک برنامه زمان‌بندی همه فن حریف است که می‌توانید در گوشی‌های تلفن همراه (اندروید وآی او اس) و یا در سیستم عامل‌های مختلف ( لینوکس، ویندوز، مک)  از آن بهره ببرید.

با استفاده از این برنامه قادر خواهید بود تا برنامه زمانی مشخص کنید، زمان مورد نیاز برای هر کار را محاسبه کنید و همچنین کارهای تیم و مشتری‌های خود را مدیریت کرده و در صورت نیاز آنها را به تیم خود دعوت کنید.

در RescueTime نیز خواهید توانست برنامه‌های آنلاینی را که در طول روز از آن ها استفاده کرده‌اید رصد کرده و به  بررسی آنها بپردازید. اگر از آن دسته از افراد هستید که راحت حواستان پرت می‌شود و یا نمی‌توانید بر روی کار و هدف خود تمرکز داشته باشید، RescueTime به عنوان یک نیروی امدادی خواهد توانست به داد شما برسد و آماری از سایت‌هایی که بیشترین وقت خود را در آن‌ها تلف کرده‌اید به شما بدهد.

بیشتر بخوانید: ۱۰ راهکار افزایش تمرکز برای فریلنسرها

 خردمندانه اولویت بندی کنید

وظایف را بر اساس اهمیت و فوریت طبقه بندی کنید. به عنوان مثال ، به کارهای روزانه خود نگاه کنید و تعیین کنید که موارد زیر است:

• مهم و فوری: این کارها را فورا انجام دهید.
• فوری اما مهم نیست: تصمیم بگیرید که چه زمانی این کارها را انجام دهید.
• فوری و مهم نیست: بعدا این موارد را کنار بگذارید.

طول زمان انجام کارهایتان را حدس بزنید

فرقی نمی‌کند لیست کارهای شما ۵ دقیقه ای یا دو ساعته هستند بهتر است زمان تکمیل شدن آنها را حدس بزنید.وقتی برنامه ریزی روزانه شما دارای زمان بندی باشد به واقعیت نزدیک تر خواهد بود.

برنامه ریزی روزانه خود را بخش بندی کنید

می توانید بروی کاغذی که برنامه ریزی روزانه خود را یادداشت می‌کنید، با یک خط به دو قسمت تقسیم کنید و در یک سمت کارهایی که حتما باید انجام شود را بنویسید و در سمت دیگر کارهایی که دوست دارید انجام شوند و سعی کنید حتما ابتدا کارهای ضروری روزانه خود را به پایان برسانید.

در این روش کارهایی که اولویت بالاتری دارند را در ابتدا انتخاب کنید.

لیست برنامه ریزی روزانه خود را مجددا ارزیابی کنید

شاید هر روز قسمتی از کارهای روزانه خود را به تعویق می‌اندازید و هر روز این کار را تکرار می‌کنید. برای کارهایی که به این شکل عقب می‌افتند باید مجددا فکر کنید و مشکل اولویت نداشتن آن ها را حل کنید.

شاید عادات افراد موفق را در به انجام رساندن لیست کارهای روزانه آنها بتوانید ببینید که در بلند مدت نتایج بزرگی دست خواهند یافت.

نتیجه گیری

از همین امروز برنامه ریزی روزانه، هفتگی و ماهانه خود را شروع کنید.

یک دفتر چه یا یک برگه بردارید و همه کارهایی را که باید در بیست و چهار ساعت آینده انجام دهید یادداشت کنید اگر ایده های جدیدی بعداً به ذهنتان می رسد آن ها را هم مجدداً به لیست اضافه کنید لیستی از تمام پروژه ها و کارهای بزرگی که در نظر دارید در آینده انجام بدهید تهیه کنید.

هر یک از هدف ها آنچه باید بعد از آن انجام شود و …، مرتب کنید.

برای این کار می توانید پایان کار را در نظر مجسم کنید و از آخر به اول بیایید.روی کاغذ فکر کنید! همیشه از روی لیست کار کنید به این ترتیب حتی خودتان هم متعجب خواهید شد که چقدر کارایی تان بیشتر شده است.