با مفهوم مدیریت زمان آشنا شوید

شاید از اطرافیان خود شنیده باشید که از کمبود وقت ناراضی هستند.

کمبودِ وقت مشکل تمام انسان‌هاست. خیلی از ما فارغ از مرتبه اجتماعی، از این دردِ مشترک رنج می‌بریم!

از گذشته تا به امروز، سرعت چرخش کره زمین تغییری نکرده است. پس چرا روزها و ساعات مثل باد می‌گذرند؟

نوع دیدگاه ما به جهان اطراف، موثر بر عملکرد ماست. زمان چون  باد می‌گذرد! مسئولیت ما است که با شناخت دقیق اهداف از لحظات‌اش استفاده کنیم.

فرصت را باید خودتان پیدا کنید. آن را به شما نخواهند بخشید.

برایان تریسی معتقد است «کیفیت زندگی شما بستگی به کیفیت مدیریت شما در استفاده بهتر از وقت دارد»! او تاکید دارد که «ارزش هر چیزی را می‌توان با مقدار وقتی که مایل هستید صرف کنید اندازه گیری کرد».

در این مقاله قصد داریم پاسخی بدهیم به دغدغه‌ مهم انسانِ امروزی! شاید چاره‌ای باشد برای غلبه بر مشکلاتی که زندگی مدرن برای ما ایجاد کرده است.

تاریخچه مدیریت زمان

با بررسی دیدگاه تاریخی مدیریت زمان، می‌فهمیم که ریشه‌ مدیریت زمان، در دل تجارت نهفته است. با وقوع انقلاب صنعتی در قرن نوزدهم و رشد چشم‌گیر کارخانه‌ها و صنعت، نیاز به استفاده‌ی بهتر زمان در بین مردم احساس شد. کار در کارخانه، برخلاف کار کشاورزی معمول و سنتی، نیاز به دقت و نظم داشت.

به دنبال انقلاب، آماده‌سازی دانش‌آموزان برای کار در کارخانه‌ها، هدف اصلی مدرسه‌ها شد. بنابراین وقت‌شناسی و بهره‌وری در کارها دغدغه‌ی اصلی افراد بود.

تعریف مفهوم “زمان”

ما با مفهوم زمان آشنایی داریم، هرلحظه در حال تجربه کردن آن هستیم. اما هنوز هم شرح و درک آن آسان نیست! علم، فلسفه و هنرهای مختلف، تعاریف گوناگونی از زمان داشته‌اند. اما سیستم اندازه گیری این گنج ارزشمند، تقریباً یکسان است.

تعریف مفهوم “مدیریت”

واضح است که نمی‌توانیم در یک جمله بگوییم “مدیریت چیست؟”. متخصصان متعددی در این زمینه اظهار نظر کرده‌اند.

بر طبق نظر  Harold Koontz، مدیریت، هنر انجام دادن وظایف با دیگران و همچنین با یک گروه سازماندهی شده است.

F.w Taylor، مدیریت را، هنر شناخت کاری می‌داند که می‌خواهید انجام دهید. یکی از مشهورترین تعاریفی که از مدیریت شده، توسط Mary Parker Follett بوده است. او می‌گوید که مدیریت، هنر انجام کارها توسط مردم است.

حال باتوجه به مفهوم “زمان” و “مدیریت” بصورت مجزا، می‌توانیم تعریف بهتری از “مدیریت زمان” ارئه دهیم.

مدیریت زمان

مدیریت زمان یا Time Management،‌ یکی از دغدغه‌های مهم بسیاری از ماست. ضعف در برنامه ریزی و مدیریت زمان، می‌تواند مشکلاتی ایجاد کند! البته گاهی هم به اشتباه، چالش‌های خود را به ضعف در مدیریت زمان نسبت می‌دهیم.

مدیریت زمان، یعنی به صرف کردن مؤثر زمان برای انجام یک فعالیت مشخص.

مدیریت زمان مؤثر، به افراد امکان اولویت بندی را می‌دهد.

مدیریت زمان یعنی استفاده حداکثری از زمان.

ارزش مدیریت زمان تنها در کنترل زمان در هر لحظه و تحصیل زمان بیشتر نیست! بلکه در شناخت راه‌هایی است که با توجه و عمل بدان می‌توان شرایط زندگی را بهبود بخشید.

اهمیت برنامه ریزی در مدیریت زمان

در این زمینه نظریه پردازان یک اصل مهم را پایه برنامه‌ریزی‌های مهم می‌دانند. این تئوری که به اصل ۲۰ به ۸۰ معروف است. باید از ۲۰ درصد زمان برای انجام دادن ۸۰ درصد از کارها استفاده کرد. این مهم تنها با شناسایی اهداف مهم و مدیریت صحیح زمان حاصل خواهد شد. به طور کلی مدیریت زمان برای انجام امور روزمره با این تقسیم بندی بسیار ساده تر است:

• کارهای مهم و فوری
• کارهای مهم و غیر فوری
• کارهای فوری و غیر مهم
• کارهای غیر ضروری و کم اهمیت

چرا ما دچار کمبود زمان می‌شویم؟

همه انسان‌ها به یک دلیل مشخص و مشابه، دچار کمبود زمان نمی‌شوند. قبل از فکر کردن به مدیریت زمان باید ببینیم که چرا دچار کمبود زمان شده‌ایم.

ما خیلی اوقات در واگذار کردن کارها به دیگران، ضعیف عمل می‌کنیم. کارها را به شکل نامطلوبی به دیگران واگذار می‌کنیم. ممکن است در نهایت زحمت خودمان دوچندان می‌شود. فراموش نکنید که واگذاری غیرحرفه‌ای کارها به دیگران، باعث این نتیجه می‌شود که بهترین روش صرفه جویی در زمان، انجام کارهای توسط خودمان است.

عادت‌هایی که باعث اتلاف وقت می‌شوند

• نداشتن برنامه‌ریزی مشخص برای انجام کارها و وظایف: افراد بی‌هدف، هرگز در زندگی کاری نمی‌کنند! زندگی هدفمند با شانس تفاوت دارد. انسان هدف‌گرا به امید معجزه نمی‌نشیند و از خود واکنشی نشان می‌دهد.

• نداشتن فهرست کار یا To Do List: این عادت بی‌شباهت به نداشتن نظم در برنامه‌ریزی نیست. اگر می‌خواهید بهره‌وری خود را افزایش دهید حداکثر استفاده را از ظرفیت‌های خود ببرید. باید همه‌چیز را یادداشت کنید!

• حواس‌پرتی‌های ساده: زندگی‌کردن در لحظه، ما را از عوامل استرس‌زا و افسردگی دور می‌کند. اما به این معنی نیست که به هدف‌ها و اولویت‌های مهم خود بی‌توجهی کنید. اگر متوجه می‌شوید ساعت‌ها مشغول وب‌گردی‌های بی‌هدف هستید، این موضوع را زنگ‌خطر حساب کنید. نداشتن تمرکز همیشه باعث می‌شود زمان‌بندی وظایف را از دست بدهیم.

• عقب‌انداختن کارها: گاهی اوقات، به‌تأخیرانداختن وظیفه‌ای با هدف سازمان‌دهی مجدد مسائل اصلا بد نیست! بااین‌حال، اگر این کار به عادت تبدیل شود و از حالت عادی فراتر رود، در منجلاب فرو می‌روید! و کارها انباشته می‌شوند.

• پیروی‌نکردن از روزمره‌های مثبت: مجموعه‌ای از عادات کوچک و مثبت، مانند نوشیدن قهوه بعد از بیدارشدن! یوگا یا گوش‌کردن به آهنگ انرژیک، عوامل انگیزه‌بخش قدرتمندی هستند. ما را در تمام طول روز با روحیه نگه می‌دارند.

• بی‌توجهی به اوقات فراغت: اگر به‌دلیل مشغله‌ی زیاد فرصتی برای استراحت ندارید، بهره‌وری‌تان را کاهش می‌دهید! کار زیاد با موفقیت‌های کوتاه‌ مدت‌اش اما آثار نامناسبی هم دارد. همچون بی‌هدفی و فرسودگی و نارضایتی از تک‌تک لحظات.

• بی‌توجهی به آخر هفته‌ها: حتما برای آخر هفته‌ی خود برنامه‌ سرگرم‌ کننده در نظر بگیرید. حتی اگر امکانات خاصی در اختیار ندارید. با برنامه‌ریزی برای آخر هفته‌ها، مدیریت زمان را تقویت می‌کنید. از تک‌تک دقایق برای استراحت استفاده کنید. تا برای وظایف هفته‌ی پیش رو آماده باشید.

• نداشتن اولویت‌بندی: این موضوع آن‌قدر بدیهی است که آن را فراموش می‌کنیم. به‌همین‌دلیل، وقت را روی کارهای کوچک و بی‌اهمیت هدر می‌دهیم. بهتر است زمانی‌ که برنامه‌ی زمانی وظایف را می‌نویسید، برچسب اولویت وظایف مشخص کنید.

• انجام هم‌زمان چند کار: اگر سعی می‌کنید چندین وظیفه یا پروژه را هم‌زمان پیش ببرید، همه‌ی کارها را با بازدهی کمتری به‌پایان می‌رسانید. البته، این موضوع استثناء هم دارد که در ادامه‌ی مطلب، به آن اشاره می‌کنیم.

• خسته‌کردن خود: اتلاف وقت صرفا به‌معنی تنبلی یا نامنظم‌بودن نیست. گاهی اوقات با روند کاملا متضادی مواجهیم! زمانی‌که سعی می‌کنیم بار بسیار سنگینی بلند کنیم، خودمان را از پای می‌اندازیم. ممکن است انرژی‌مان را از دست بدهیم.

• گذراندن زمان زیاد مقابل صفحه‌‌نمایش: ما به‌واسطه‌ی شغل‌مان باید ساعت‌ها با کامپیوتر کار کنیم. ما در وقت استراحت در اینترنت زمان می‌گذرانیم! استفاده‌ی زیاد از شبکه‌های اجتماعی مغزمان را آشفته می‌کند! بهره‌وری را در وظایف‌تان کاهش می‌دهد. عادت‌های دیگری مثل کتاب خواندن یا سرگرمی دلخواه‌ را جایگزین آن کنید.

• عجله‌کردن: عجله‌کردن در نهایت به اتلاف وقت منجر می‌شود. عجله در کارها بهره‌وری را افزایش نمی‌دهد. برعکس، دقت و تمرکز را کاهش می‌دهد. باعث می‌شود در مجموع، کار بیشتری برای خودتان بتراشید.

در آخر…

باتوجه به موارد ذکر شده، سعی کنید ذهن خود را سازماندهی کنید. کارهای خود را بر اساس اولویت پیش ببرید.

محدودیت‌ها و موانع مسیرتان را بشناسید. با تمرکز بر روی اهداف، مثل یک ذره‌بین باشید.